Herramientas para la toma de
decisiones
Lluvia de
ideas
¿Qué es?
La lluvia de ideas es una
técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado. Esta
herramienta creada en el año 1941 por Alex Osborne, su búsqueda de ideas
creativas resulto un proceso interactivo de grupo no estructurado de “lluvia de
ideas” que generaba más y mejores ideas que las que lo individuos podían
producir trabajando de forma independiente.”
¿En qué
consiste? Y ¿cómo se utiliza?
Para utilizar la técnica de
lluvia de ideas:
No
estructurado (flujo libre)
1. Escoger a alguien para que sea el facilitador y apunte
las ideas.
2. Escribir en un rota folio o en un tablero una frase que
represente el problema y el asunto de discusión.
3. Escribir cada idea en el menor número de palabras
posible. Verificar con la persona que hizo la contribución cuando se esté
repitiendo la idea. No interpretar o cambiar las ideas.
4. Establecer un tiempo límite –aproximadamente 25 minutos.
5. Fomentar la creatividad. Construir sobre las ideas de
otros. Los miembros del grupo de lluvia de ideas y el facilitador nunca deben
criticar las ideas.
6. Revisar la lista para verificar su comprensión.
7. Eliminar las duplicaciones, problemas no importantes y
aspectos no negociables. Llegar a un consenso sobre los problemas que parecen
redundantes o no importantes.
Estructurado
(en circulo)
Tiene
las mismas metas que la lluvia de ideas no estructurada. La diferencia consiste
en que cada miembro del equipo presenta sus ideas en un formato ordenado (ej.
De izquierda a derecha). No hay problema si un miembro del equipo cede su turno
si no tiene una idea en ese instante.
Silenciosa
(lluvia de ideas escritas)
Es
similar a la lluvia de ideas, los participantes piensan las ideas pero
registran en papel sus ideas en silencio. Cada participante pone su hoja en la
mesa y la cambia por otra hoja de papel. Cada integrante puede entonces agregar
otras ideas relacionadas o pensar en nuevas ideas. Este proceso continúa por
cerca de 30 minutos y permite a los participantes construir sobre las ideas de
otros y evitar conflictos o intimidaciones por parte de los miembros
dominantes.
¿Cuál es su
utilidad?
Se deberá utilizar la lluvia
de ideas cuando exista la necesidad de:
Liberar la creatividad de
los equipos
Generar un número extenso de
ideas
Involucrar a todos en el
proceso
Identificar oportunidades
para mejorar
Imágenes de lluvia de ideas
Diagrama de causa efecto o de espina de pez ideado
por el ingeniero Ishikawa.
¿Qué es?
El diagrama de Ishikawa, también llamado diagrama de espina de pescado, diagrama de causa-efecto, diagrama de Grandal o diagrama causal, se trata de un diagrama que
por su estructura ha venido a llamarse también: diagrama de espina de pez. Fue concebido por el licenciado en
química japonés Dr. Kaoru Ishikawa en el año 1943.
¿En qué consiste? Y ¿cómo se utiliza?
Consiste
en una representación gráfica sencilla en la que puede verse de manera
relacional una especie de espina central, que es una línea en el plano
horizontal, representando el problema a analizar, que se escribe a su derecha.
Para empezar, se decide qué característica de
calidad, salida o efecto se quiere examinar y continuar con los siguientes pasos:
1.
Hacer un diagrama en blanco.
2.
Escribir de forma concisa el problema o efecto.
3.
Escribir las categorías que se consideren apropiadas al problema: máquina, mano de obra, materiales, métodos,
son las más comunes y se aplican en muchos procesos.
5.
Preguntarse ¿por qué? a cada causa, no más de dos o tres veces. ¿Por qué no se
dispone de tiempo necesario? ¿Por qué no se dispone de tiempo para estudiar las
características de cada producto?
6.
Empezar por enfocar las variaciones en las causas seleccionadas como fácil de
implementar y de alto impacto.
¿Cuál es su utilidad?
Se utiliza para facilitar el análisis de problemas y sus soluciones en
esferas como lo son; calidad de los procesos, los productos y servicios.
Como conclusión, podemos decir que el diagrama causa-efecto es útil
para:
a) Determinar las posibles causas de un problema.
b) Agrupar estas causas en diferentes categorías o factores.
c) Orientar las posteriores acciones correctoras hacia las causas
identificadas (especialmente si se identifican las causas principales).
d) Proporcionar un nivel común de comprensión. Al final de la reunión,
el diagrama causa-efecto es el mismo para todos, con independencia de las
causas que cada uno, individualmente, fuese capaz de identificar.
e)
Reflejar la dispersión del conocimiento del equipo. Cuanto más ramificado esté
un diagrama causa-efecto, será señal de una mayor diversidad de causas
identificadas.
DIAGRAMAS DE PARETO
¿Qué es?
Las Tablas y
Diagramas de Pareto son herramientas de representación utilizadas
para
visualizar el Análisis de Pareto.
El diagrama de Pareto es una
herramienta de análisis que ayuda a tomar decisiones en función de prioridades,
el diagrama se basa en el principio enunciado por Vilfredo Pareto que dice:
"El 80% de los problemas se
pueden solucionar, si se eliminan el 20% de las causas que los originan".
En otras palabras: un 20% de los
errores vitales, causan el 80% de los problemas, o lo que es lo mismo: en el
origen de un problema, siempre se encuentran un 20% de causas vitales y un 80%
de triviales.
Es por lo enunciado en los párrafos
anteriores que al Diagrama de Pareto también se le conoce también como regla 80
- 20 o también por "muchos triviales y pocos vitales" o por la curva
C-A-B.
¿En qué consiste?
El Análisis
de Pareto es una comparación cuantitativa y ordenada de elementos o
factores
según su contribución a un determinado efecto.
El objetivo
de esta comparación es clasificar dichos elementos o factores en dos
categorías:
Las "Pocas Vitales" (los elementos muy importantes en su
contribución)
y los "Muchos Triviales" (los elementos poco importantes en ella).
¿Cuál es su utilidad?
El Análisis de Pareto sirve para establecer
prioridades y para enfocar y dirigir las
acciones a desarrollar posteriormente.
Por otra parte permite basar la toma de decisiones
en parámetros objetivos, por
tanto, permite unificar criterios y crear consenso.
Utilización en las fases del proceso de solución de
problemas:
Este Análisis es aplicable en todos los casos en
que se deban establecer
prioridades para no dispersar el esfuerzo y
optimizar el resultado de dicha
inversión. En particular:
- Para asignar prioridades a los problemas durante
la definición y selección de
proyectos.
- Para identificar las causas claves de un
problema.
- Para comprobar los resultados de un grupo de
trabajo una vez implantada la
solución propuesta por el mismo.
A este fin se compara el Diagrama de Pareto de la
situación inicial con el de la
situación actual y se comprueba que la contribución
de los elementos
inicialmente más importantes haya disminuido notablemente.
El árbol de decisiones
¿Qué es?
Es
una estructura ramificada, la cual permite estimar cuáles son las opciones más
viables para la solución del problema, a través de sus consecuencias, costos y
demás factores, ayuda a construir una imagen balanceada de riesgos, recompensas asociadas y cada posible curso de acción.
¿En qué consiste? Y ¿Cómo se utiliza?
En resumen, los árboles de decisión son un método efectivo
para la toma de decisiones por varias razones:
§
En el
problema que plantea, todas las posibilidades son analizadas.
§
Permite
analizar totalmente el resultado para cada una de las posibles opciones.
§
En el
esquema que plantea se puede ver claramente el coste de cada resultado así como la probabilidad de
que se de esa opción.
§
Nos ayuda
a visualizar los mejores resultados sobre la base de información existente.
para
ello, necesitas tomar en cuenta los siguientes puntos.
1. Identifica el problema.
2. Limita los criterios de decisión (personajes, operatividad, costos,
entre otros).
3. Identifica la importancia de los criterios. En esta etapa es necesario que
analices cuáles son los criterios con mayor importancia, de esta forma, sabrás
a qué darle peso en el análisis.
4. Desarrolla las alternativas. Realiza una lluvia de ideas e
identifica cualquier alternativa que se basa en el número 2.
5. Analiza cada alternativa. Verifica fortalezas y debilidades de
acuerdo a la importancia de criterios, trata de que tu análisis sea
objetivo.
6. Estructúralo. Es momento de trasladarlo al árbol de
decisiones. En este ejemplo se analiza el costo beneficio de proveedores.
¿Cuál es su utilidad?
Los árboles de decisiones
sirven para resolver cualquier problemática donde se necesite comparación de
alternativas.
• Plantea el
problema desde distintas perspectivas de acción.
• Permite analizar de
manera completa todas las posibles soluciones.
• Provee de un esquema
para cuantificar el costo del resultado y su probabilidad de uso.
• Ayuda a realizar las
mejores decisiones con base a la información existente y a las mejores
suposiciones.
Su estructura permite analizar las alternativas, los eventos, las
probabilidades y los resultados.
